Kurumsal Ofis Taşıma Planı Nasıl Yapılır?

Kurumsal taşıma, ev taşımaya göre daha fazla planlama ister. Departman bazlı etiketleme, IT ekipmanlarının korunması ve iş sürekliliği en kritik başlıklardır.

Ofis taşıma öncesi masa, dolap, arşiv, elektronik cihaz ve özel ekipman listesi hazırlanmalıdır. Taşınma günü ekipler bu listeye göre çalışır.

Nova Nakliyat, kurumsal taşımaları keşif, paketleme, söküm-kurulum ve yeni adreste yerleşim adımlarıyla yönetir.

İyi bir ofis taşıma planı, taşınma gününden geriye doğru kurulur. Yeni ofisin hazır olacağı tarih, eski ofisin boşaltılması gereken gün ve işin en az etkileneceği zaman aralığı belirlendikten sonra diğer tüm adımlar bu takvime yerleşir. Aşağıdaki bölümler, planı aşamalara ayırarak kimin neden sorumlu olduğunu netleştirmeye yardımcı olur.

Bir sorumlu, bir takvim

Ofis taşımalarında en sık görülen dağınıklık, kararların departmanlar arasında sahipsiz kalmasıdır. Şirket içinden bir taşınma sorumlusu belirleyip nakliye firması, bina yönetimleri ve IT ekibiyle iletişimi bu kişide toplamak süreci sadeleştirir. Her departmandan bir temsilci seçilirse etiketleme ve paketleme kontrolü de daha hızlı ilerler.

Takvim en az üç aşamadan oluşmalıdır: keşif ve teklif, paketleme ve hazırlık, taşınma ve yerleşim. Her aşamanın son tarihi yazılı olmalı ve ilgili kişilerle paylaşılmalıdır. Taşınmayı hafta sonuna ya da mesai dışına almak iş sürekliliği açısından avantaj sağlar, ancak iki binanın yönetiminin de bu saatlere izin verdiği önceden teyit edilmelidir.

Yeni ofisin yerleşim planı

Eşyanın nereden çıkacağı kadar nereye gideceği de belgelenmelidir. Yeni ofisin kat planı üzerinde her masaya, dolaba ve odaya bir numara verip koli etiketlerini bu numaralarla eşleştirmek, ekibin taşınma günü soru sormadan çalışmasını sağlar. Planın kopyalarını yeni ofisin girişine ve her kata asmak yerleşimi hızlandırır.

Toplantı masası, büyük dolap ve çelik kasa gibi sökülmesi ya da özel taşınması gereken parçalar ayrıca işaretlenmelidir. Hangi parçada söküm ve kurulum gerektiğini önceden belirlemek için mobilya söküm ve kurulum yazısındaki noktalar faydalı olabilir.

IT ekipmanı ve arşiv

Bilgisayar, yazıcı ve ağ ekipmanı taşınmadan önce verilerin yedeği alınmalıdır. Sunucu ve ağ cihazlarının kapatılması, kablolarının sökülmesi ve yeni ofiste devreye alınması şirketin kendi IT ekibinin ya da IT hizmet sağlayıcısının sorumluluğunda olmalıdır. Nakliye ekibinin görevi paketlenmiş cihazları güvenle taşımaktır; bu sınır baştan net çizilirse sorumluluk karışmaz.

Kabloları cihaza göre etiketlemek ya da sökmeden önce fotoğraflamak, yeni masadaki kurulumu kısaltır. Monitörler orijinal kutusunda ya da ekranı koruyan ambalajla, kasalar dik konumda taşınmalıdır. İnternet hattının yeni adreste taşınma gününden önce aktif olması için servis sağlayıcıyla erkenden iletişime geçmek gerekir.

Arşiv dosyaları kişisel veri ya da ticari bilgi içerebilir. Bu tür dosyaların numaralı ve kapalı kolilerde taşınması, koli listesinin iki tarafça imzalanması ve kolilerin yeni ofiste doğrudan kilitli bir alana konması önerilir. Saklama yükümlülüğü sona ermiş evrak taşınmadan önce mevzuata uygun şekilde ayıklanırsa hem hacim hem de risk azalır.

Maliyeti belirleyen kalemler

Kurumsal taşımada fiyat, çalışan sayısından çok taşınacak hacme ve çalışma koşullarına bağlıdır. Masa, dolap ve arşiv kolisi sayısı, iki binanın kat ve asansör durumu, yük asansörünün kullanılabilirliği, mesai dışı çalışma, söküm kurulum ihtiyacı ve paketleme malzemesi toplamı belirler. Bu nedenle kesin teklif ancak keşiften sonra verilebilir; hizmet kapsamını kurumsal nakliyat sayfasında inceleyebilirsiniz.

Çalışanlara düşen görevler

Taşınmanın hızı, çalışanların kendi alanlarını ne kadar hazır bıraktığına doğrudan bağlıdır. Görevleri bir hafta önceden yazılı olarak duyurmak, son gün yaşanan telaşı önler.

Masa boşaltma: Her çalışan çekmecelerini ve kişisel eşyasını kendisine verilen koliye yerleştirir. Koli üzerine isim ve yeni masa numarası yazılır.

Değerli eşya: Dizüstü bilgisayar, şarj aleti ve kişisel değerli eşyalar çalışanın yanında taşınır. Bu kural önceden duyurulursa taşınma sonrasında kayıp eşya araması yapılmaz.

Bitkiler ve ortak alan: Saksı bitkileri, mutfak malzemeleri ve ortak alan eşyaları için ayrı bir sorumlu belirlenir. Bozulabilecek yiyecekler taşınmadan önce tüketilir ya da atılır.

Erişim: Yeni ofisin giriş kartları ve otopark bilgileri taşınma gününden önce dağıtılır. Böylece ilk iş günü sabahı kapıda yığılma yaşanmaz.

Teklif görüşmesi ve taşınma sonrası kontrol

Teklif görüşmesinde ekibin kaç kişiyle ve kaç günde çalışacağını, IT ekipmanını hangi malzemeyle paketleyeceğini, söküm kurulumun fiyata dahil olup olmadığını ve mesai dışı çalışmanın nasıl ücretlendirileceğini sorun. Hasar ve sorumluluk maddelerinin yazılı bir sözleşmede yer almasını isteyin; nelere dikkat etmeniz gerektiğini nakliyat sözleşmesi neleri içermeli yazısında bulabilirsiniz.

Taşınma bittiğinde departman temsilcileriyle kısa bir tur atıp her etiketin doğru yere ulaştığını kontrol edin. Eksik ya da hasarlı bir parça varsa ekip binadan ayrılmadan tutanağa geçirin. İlk iş günü için küçük bir destek ekibi ayırmak, açılmamış koli ya da çalışmayan cihaz gibi sorunları hızla çözer.